A Notion napjaink egyik legsokoldalúbb termelékenységi alkalmazása. A sima jegyzetkezelőtől a dinamikus projekt adatbázisokon és feladatlistákon át, a komplex vállalkozásvezetési rendszerig nagyjából bármit megvalósíthatsz benne – ráadásul egy ingyenes verziót is kínál, amit kis csapatokkal és egyéni vállalkozóként is bőven elég lehet használni.
Építs saját rendszert sablonok, illetve integrált eszközök felhasználásával és szabd a saját igényeidre a Notiont – legyen szó eseményszervezésről, vállalkozásod pénzügyeinek követéséről vagy akár hétköznapi feladatok nyomon követéséről.
Mi is az a Notion és miért jó?
A Notion felhőalapú, blokk-szerkesztésen alapuló alkalmazás, amely segít:
- Jegyzeteket készíteni (akár villámgyorsan, mobilról is)
- Feladatlistákat és adatbázisokat létrehozni (Kanban tábla, naptár, táblázat, idővonal)
- Dokumentumkezelést és csapatmunkát koordinálni (közös szerkesztés, valós idejű kommentek)
Tudtad? A Notion 2.0-s verziójával elérte az 1 millió felhasználót és már 2018–2019 folyamán az egyik legnépszerűbb „all-in-one” app lett a startupok és freelancerek körében. Rengeteg cég váltott rá, mert egyetlen platformon tudtak hatékonyabban menedzselni feladatokat, ügyféllistát, marketingfolyamatokat – majd erre óriási szükség is lett a 2020-as pandémia miatt. Ekkor bővültek 4 millió felhasználóval 2 Mrd dolláros értékre. Ma pedig már több mint 30 millió felhasználóról beszélhetünk…
Miért hasznos ez neked?
- Időt spórolsz: nem kell 3-4 különböző alkalmazást használnod a hétköznapi működés során.
- Átláthatóságot nyersz: minden infót és dokumentumot egy központi felületen érsz el.
- Skálázhatóság: ha nő a csapat vagy a projekt, a Notion rugalmasan bővíthető.
A Notion használatának alapjai – könnyű, mint a LEGO
A Notionben minden tartalom egy „block”, amit szabadon mozgathatsz, beágyazhatsz, testre szabhatsz. Ha kezdetben egy jegyzetet írsz, majd rájössz, hogy szeretnél mellé feladatlistát, nincs más teendőd, mint új blokkokat hozzáadni.
Példa:
- Kezdesz egy egyszerű teendőlistával (To-Do list).
- Később kell mellé egy naptár nézet a határidőknek. Egy gombnyomás, és máris van egy újabb nézet ugyanabban a projektben.
- Továbbiakban akár feltölthetsz képeket, videókat, beágyazhatsz Google Drive-dokumentumokat, és elkészül a saját kis „céges wikid”.
Tipp
Ha először kicsit üresnek érzed a felületet, ne ess kétségbe! Keress Notion sablonokat (rengeteg ingyenes is van), és indulj el onnan. Pár hét alatt ráérzel, melyik blokktípus tetszik neked leginkább, és kidolgozhatod a saját, teljesen egyedi folyamataidat.
Kiemelt funkciók és nézetek – hogy mindig tudd, mire figyelj
Databases (Adatbázisok) és Views (Nézetek)
A Notion lelke az adatbázis-rendszer. Lehet táblázat, Kanban, naptár, idővonal, galéria vagy akár diagram.
A Kanban táblája olyan, mint a Trello. Ha eddig Trellót használtál, gyakorlatilag ugyanazt a módszertanú felületet kapod, de a Notionben integrálhatod mellé a jegyzeteidet, dokumentumaidat is. Kíváncsi vagy alternatívákra és még nem olvastad ezt a cikkünk? Katt ide: Cégfejlesztési ötlet 9.: Munkaszervezés digitális feladatkezelőben (Trello, Monday…)
Miért hasznos ez neked?
- Ha épp vállalkozást futtatsz, külön adatbázist hozhatsz létre ügyfeleknek és projektfeladatoknak. Majd egy kattintással a feladatlistát Kanban táblává alakíthatod, hogy lásd, melyik fázisban van az egyes projekt.
- Egy másik nézetben naptárként tekintheted meg a határidőket (pl. számlázási nap, kampányindítás időpontja).
Közös munka és valós idejű szerkesztés
A Notion kiválóan alkalmas közös dokumentumszerkesztésre is:
- Kommentelés: Megjegyzéseket fűzhetsz az egyes blokkokhoz, amit a többiek azonnal látnak.
- Megosztás: Beállíthatod, ki szerkeszthet, ki csak olvashat. Ez különösen fontos lehet, ha kisvállalkozóként egy külső alvállalkozónak vagy tanácsadónak kell mutatnod a dokumentumokat.
Tipp
Ha sok közös projektetek van, hozz létre külön workspace-eket (munkaterületeket) – pl. egyet a marketingcsapatnak, egyet a fejlesztőknek, egyet pedig a pénzügyes dolgoknak. Így minden terület fókuszáltan tud dolgozni, de te összefogóan rálátsz mindenre.
Hogyan használhatod Notiont a vállalkozásodban?
Ha még csak most vágsz bele a feladatkezelők használatába, akkor javaslom ezt a cikket átolvasni: Projektmenedzsment, feladat kezelő appok. Kellenek a cégbe? (Trello és a többiek)
CRM és értékesítés
Készíts egy “Ügyféllista” adatbázist, ahová felviszed az ügyfél nevét, kapcsolattartót, e-mail címet, legutóbbi kapcsolatfelvételt, szerződések állapotát.
Integráld Zapierrel: Ha valaki feliratkozik a hírleveledre vagy kitölt egy ajánlatkérő űrlapot a weboldaladon, a Notion CRM-adatbázisba automatikusan bekerülhet egy új sor. Ilyen módon összekapcsolhatod a Notiont több mint 7000 appal – legyen szó Slack-ről, Google Drive-ról, Asanáról vagy akár Shopify-ról.
Projekt- és feladatmenedzsment
Ha épp kampányt indítasz, egy Notion Kanban táblán követheted a feladatok állapotát: „Ötlet”, „Folyamatban”, „Kész” – vagy szabd az igényeidre, ahogy mi a Minnernél beállítottuk a “Kinél pattog a labda?” státuszt.
Fontos határidők? Naptár nézetben egyből látod, mikorra kell leadnod a Facebook-hirdetés kreatívját, mikor van a kampány indulás, és beállíthatsz emlékeztetőket is.
Pénzügyek és cash-flow
A Notionben akár grafikonokat is készíthetsz, melyek vizuálisan is követhetővé teszik a vállalkozásod pénzügyi helyzetét. Hozz létre egy “Pénzügyi dashboardot”: bevételek, kiadások, cash-flow egy helyen – akár a saleseseid szerint külön rendszerezve.
Állíts be havi, heti riportmezőket. Könnyebben követed, hogy épp mennyi kintlévőséged van vagy mikor érkeznek az utalások.
Tudásbázis és SOP
Dolgozz ki egy belső tudásbázist, ahol a folyamatleírásokat (például: hogyan adsz fel hirdetést a Facebookon, milyen lépések kellenek a csomagküldéshez, stb.) tárolod. Ezzel igazi vállalati “wikivé” alakítva a platformot.
A Notionbe beilleszthetsz képernyőfotókat, linkeket YouTube-oktatóvideókat vagy beágyazott Google-dokumentumokat. Tölts fel screenshotokat, videókat, linkeket is. Ha bonyolultabb lépéseid vannak (pl. e-mail automatizáció beállítás), minden egy helyen lesz meg.
Sok cég Notionben építi meg a teljes belső kézikönyvét, ügyfélszolgálati sablonokat, FAQ-t, sőt még onboarding folyamatot is. Ez hihetetlenül felgyorsítja az új belépők beilleszkedését.
Mi az a SOP? “Standard Operational Process” – vagyis azok a bevett és általánosan használt folyamatok, amelyeket egyes üzleti fázisokban hivatalos eljárásként kezel a céged. Ezek lépésről lépésre dokumentált útmutatók a munkavállalóidnak, amelyek nem csak a munka menetét, de annak minőségét is biztosítják.
Új funkciók és integrációk – az all-in-one jövő
Naptár és e-mail funkciók
A Notion legújabb fejlesztése egy saját naptáralkalmazás, amely könnyen összeköthető a fő felülettel. Így a számítógép menüsorából vagy mobilról egy kattintással megnyithatod a napi találkozóidat, Zoom-hívásaidat vagy épp a határidőket. Ráadásul a naptáradat összefésülheted a Notion oldalakon lévő feladatokkal is, hogy minden egy helyen legyen.
A jövőben várhatóan még email kliens funkció is érkezik, de már a mostani felhozatal is bőségesen elég, hogy 2025-re a lehető legszervezettebben vághass bele az új projektjeidbe.
Notion AI – beépített mesterséges intelligencia
A Notion nem csak a naptár- és e-mailfunkciók felé nyit, de beépített AI-asszisztenssel is rendelkezik. Ez segíthet:
- Gyors jegyzet-összefoglalók készítésében,
- Listák, vázlatok generálásában,
- Sőt akár e-mailek, blogcikkek alapjainak kidolgozásában is.
Amit én szeretek benne, hogy nem kell az összes feladatot átnéznem, hogy történt-e valami update – egyszerűen csak megkérem, hogy hívja le a legutóbbi változtatásokat a munkafelületen. Szuper jól integrált a rendszerükbe!
Mindennapi és személyes élet
Persze a Notiont nem csak bizniszre használhatod: otthoni teendők, esküvő, hobbi vagy akár… egy mindennapos kisvállalkozói “mix”.
- Személyes dashboard: Céljaid, szokáskövetés, edzésterv – mindez összefér a munkahelyi teendőkkel egy felületen, külön oldalakon.
- Eseményszervezés: Sokan jegyzetfüzet helyett Notionben tervezik a helyszínkiválasztást, a vendéglistát, a költségvetést.
- Hétköznapi bevásárlólista: megosztva a pároddal, hogy ne maradjon ki a tej és a kenyér (igen, ennyire egyszerű és hasznos).
Vagy épp egy anime-inspirált heti menü tervező…
Tipp
Ne félj a személyes és üzleti boardokat egymás mellé rakni! A Notion egyik legnagyobb előnye, hogy egyetlen fiókban minden életterületedet kezelheted – persze külön oldalakon, mappákban.
A Notion egy szuper rugalmas, könnyen tanulható, „minden-egyben” platform, amely központi szereplőjévé válhat a vállalkozásodnak – és az életednek. A sablonokkal és integrációkkal gyorsan beindíthatod, az ingyenes verzióval pedig szinte kockázat nélkül kísérletezhetsz. Ha pedig valamit mégsem találsz vagy tudsz megoldani, 1000%, hogy YouTube-on találsz egy tutorialt a több milliós notion közösség által – ez inspirációnak is nagyon jól jöhet!
Ha egyszer belejössz a Notion használatába, könnyedén cserélheted le a különálló alkalmazásaid jelentős részét (Trello, Google Docs, Sheets és más jegyzetappok). Ezzel nem csak időt, de sokszor pénzt is spórolsz. Legyen szó a napi feladatok összefogásáról, a következő marketingkampány tervezéséről vagy a családi események megszervezéséről, a Notion mindezt kezelni tudja. Vágj bele, kísérletezz a sablonokkal, és építsd fel a saját rendszeredet!
Források:
TechRadar, BusinessDive, Notion Academy, András Notion-je
